Søk Asset 1 Meny Asset 1
Marianne Selvik er biblioteksjef på Ås bibliotek. Hun bruker BIB-Control for å utnytte budsjettet best mulig og gi bedre bibliotektjenester til innbyggerne i kommunen.
Marianne Selvik er biblioteksjef på Ås bibliotek. Hun bruker BIB-Control for å utnytte budsjettet best mulig og gi bedre bibliotektjenester til innbyggerne i kommunen.
Foto: privat
Vis bildetekst

En hybrid å glede seg over

Nå har du mulighet til å få enda bedre oversikt og kontroll på biblioteket ditt. På Tr*ffpunkt fikk vi høre om BIB-Controls videreutvikling.

– Vi satte opp BIB-Control da den kom i fjor, men den har forandret seg mye siden det. Nå er grunnpakken bakt inn i biblioteksystemet. Det var den ikke i fjor, da var det bare et tredjepartsprogram utenfor Mikromarc. Den høstet data akkurat som den gjør nå, men i versjonen som kommer i desember, vil knappene være inne i Mikromarc. På den måten blir BIB-Control mye mer tilgjengelig, mener Marianne Selvik, biblioteksjef på Ås bibliotek og tidligere styreleder for Mikromarc Brukerstyre.

BIB-Control er et system som gir deg kontroll og oversikt over biblioteket ditt. […] Det er en hybrid mellom statistikker og rapporter i samme verktøy.

BIB-Control – et system som gir kontroll

BIB-Control er et system som gir deg kontroll og oversikt over biblioteket ditt. Du kan ta ut enkle rapporter, eller generere kompliserte sammenligninger. Det er en hybrid mellom statistikker og rapporter i samme verktøy.

– At brukerstyret i Mikromarc har vært med på å utarbeide ønskelisten for hva BIB-Control skal kunne gjøre, har vært en stor fordel. Vi vet hva som skjer når produktet kommer ut til brukerne. Produktavdelingen i Bibits er dyktige og har mye mer kompetanse enn oss på sitt felt. De ser fremover, og ser andre muligheter enn oss, men det er vi som lever i den virkeligheten som systemet skal tilbake til. Derfor er det utrolig viktig å ha et godt samarbeid, understreker Marianne.

Ås bibliotek har brukt Mikromarc siden den første versjonen kom ut på slutten av 1980-tallet. Siden det har det alltid vært et ønske om et bedre statistikkverktøy, og gjennom BIB-Control mener Selvik de endelig har fått det de har ønsket seg.

Tidligere kunne du bare kjøre enkle statistikker, og så måtte du regne sammen manuelt. Nå kan du bare dra de relevante faktorene ned på arbeidslinjen, så regner systemet for deg.

Slutt på manuelle utregninger

– BIB-Control består av tre lag. Det første laget dere får, er syv forskjellige grupper av statistikk som ligger i systemet. Det er fordelt på alt som har med lån å gjøre, alt med reserveringer, aktivitet i biblioteket ditt, gebyrer og innkjøp. Under lån for eksempel, kan du blant annet sjekke fjernlån som mange bibliotek har lange lister på. Og vitsen med fjernlånsoversikten, er at du ser hele året, og alle bibliotekene i klartekst som du har fjernlånt fra. I tillegg ser du hvor mange bøker du har lånt fra de forskjellige, forklarer Jens-Christian Strandos under Tr*ffpunkt. Han jobber til daglig med testing av Mikromarc og dets integrasjon mot BIB-Control og nettløsningen SAGA.

– Vi ønsker for eksempel å bruke statistikk for å få utnyttet budsjettet best mulig. Det er et stort behov. Tidligere kunne du bare kjøre enkle statistikker, og så måtte du regne sammen manuelt. Nå kan du bare dra de relevante faktorene ned på arbeidslinjen, så regner systemet for deg. Det vil bli mye bedre, men det kommer til å ta tid å lære seg det skikkelig, for det er et kraftig og avansert verktøy, mener Selvik.

Høstes om natten

Hver natt høstes data fra databasene og deretter kan man kverne disse dataene på alle mulige måter. Programmet kan brukes gjennom enkle, ferdige rapporter eller man kan selv lage meget avanserte spørringer mot dataene.

– Den lille knappen med lyspæra opp til høyre hjørne er ganske nyttig. Den sier nemlig når statistikken blir kjørt, for det som er spesielt med BIB-Control, er at vi kjører statistikk om kvelden og natten. Slik at når du kommer på jobb på morgenen, har vi oppdatert det siste døgnet, forteller Strandos.

– Det er ikke alle ansatte på biblioteket som bruker dette systemet til daglig. Som regel er det systemansvarlig og avdelingslederne i tillegg til biblioteksjefen som bruker det oftest, sier Marianne Selvik.

Med et stort antall dimensjoner tilgjengelig, kan vi nå analysere og treffe ulike tiltak for å bedre servicen vår overfor lånerne.

Et system i stadig endring

– Det er fullt mulig å sette opp rettigheter slik at en som jobber ute på en filial, ikke har tilgang til dine statistikker. Om ønskelig, kan den brukeren kun få tilgang til sine egne statistikker. Dette blir tilsvarende for skolebibliotekene. Du kan for eksempel ha en felles tilgang for alle Østfold-skolene, i tillegg til én for hver av skolene, forklarer Jens-Christian Strandos rolig og sindig. Han forklarer slik at selv en nybegynner skjønner BIB-Control.

– BIB-Control er et system som stadig er i endring og følger tiden. Bare fra i fjor har det endret seg. Jeg spurte Jens Christian om det gikk an å få ut tall på hvor mye gebyr vi hadde skrevet ut, og hvor mye som var betalt inn. I tillegg ville jeg vite hvor mye utestående vi hadde totalt, dette er ofte noe politikerne spør om. Slike tall var det ikke mulig å få ut i fjor, men nå er det ikke noe problem lenger.  Med et stort antall dimensjoner tilgjengelig, kan vi nå analysere og treffe ulike tiltak for å bedre servicen vår overfor lånerne, avslutter Marianne Selvik.

Les om BIB-Control på hjemmesidene til Bibliotekenes IT-senter

Kort om BIB-ControlAsset 1

  • BIB-Control er et statistikk- og rapportsystem. Med BIB-Control får du kontroll og oversikt over virksomheten din. Du kan ta ut enkle rapporter eller du kan generere kompliserte sammenligninger.
  • BIB-Control henter data fra biblioteksystemet og lagrer det i ulike dimensjoner. Disse dimensjonene kan du så sette sammen for å generere ulike rapporter og statistikker.
  • BIB-Control er utviklet i samarbeid med OCLC, verdens ledende leverandør av produkter og tjenester til bibliotek, og tilpasset norske forhold av Bibliotekenes IT-senter (Bibits).
  • Ønsker biblioteket ditt å bruke BIB-Control, tar du kontakt med Kjetil Hillestad i BiBits for pris og mer informasjon.
Portrett av Kjetil

Ta kontakt

Kjetil Hillestad
administrerende direktør
kjetil.hillestad@bibits.no
922 63 056