Søk Asset 1 Meny Asset 1
Tjåka fullt på bibliotekdebatt om feminismens rolle i dag.
Tjåka fullt på bibliotekdebatt om feminismens rolle i dag.
Foto: Bergen Offentlige Bibliotek
Vis bildetekst

Hvordan lager du et vellykket arrangement på biblioteket?

Charlotte Myrbråten ved Bergen Offentlige og Elisabeth Kjensli Johansen i Nes bibliotek kan begge vise til imponerende meritter når det gjelder arenautvikling og arrangement. Her deler de noen av sine beste tips.

Loven om folkebibliotek legger stor vekt på at bibliotek skal være uavhengige møteplasser og arenaer for offentlig samtale og debatt, i tillegg til å være aktive kunnskaps- og kulturformidlere. Lovkravet følges opp i Nasjonal bibliotekstrategi 2015–2018 med årlige tilskudd til innholdsproduksjon og arenautvikling.

Rollen som arrangør er derfor en selvfølgelig del av biblioteket i dag, men hvordan skal man helt konkret gå fram for å få det til? Hvor henter du ideer fra eller foredragsholdere, hva er lurt i markedsføringen og hvordan får du arrangementet til å leve videre når siste deltaker har gått hjem? Her er sju råd fra to erfarne arrangører som kan hjelpe deg med å skape gode arrangement på akkurat ditt bibliotek.

1. La deg inspirere av samfunnsdebatten

«Look to Bergen» har nesten blitt et mantra når det gjelder den nye given med debatter på biblioteket. I fjor holdt de foredrag, debatter, konserter, makerspace, spillkvelder, forfattermøter og en rekke andre arrangement, over 1000 til sammen, med mer enn 50 000 besøkende. Biblioteket har ni ansatte som jobber med programmet ved siden av andre oppgaver på biblioteket, deriblant Charlotte Myrbråten, som er programansvarlig for arrangement til voksne. Hennes råd er å bruke god tid på holde seg oppdatert på samfunnsdebatten, for eksempel i aviser og radio.

– Da får man en idé om hva som engasjerer og la seg inspirere. Det er ellers viktig å snakke med folk og lese mye selv. Samt lufte ideer med kollegaer som gjerne kan løfte dem, sier Myrbråten. Hun legger til at de aller fleste sier ja når hun henvender seg:

– Det er lett å få folk til å delta i debatter og møter egentlig, fordi de aller fleste synes offentlig debatt er bra og veldig mange er i utgangspunktet positive til biblioteket som institusjon og kunnskapsformidler.

– Vi programmerer veldig populære ting, men det småsære og nerdete er også viktig for oss, ikke alle arrangement kan trekke 200 stykker, sier Charlotte Myrbråten, som er programansvarlig ved Bergen Offentlige Bibliotek. FOTO: Privat

2. Skap rom for å følge opp spontane ideer

– For oss er det viktig å utnytte spontane ideer og bruke innfallsmetoden under planleggingen, svarer Elisabeth K. Johansen på spørsmålet om hvordan man kan få ideer til arrangement. Hun er én av to Elisabeth-er som jobber med arrangement i Nes bibliotek, som er en landbrukskommune i Akershus med litt over 20 000 innbyggere. Biblioteket satser mest på forfatterkvelder og foredrag, og har gjort det så bra på området at de nå holder «bokbadkurs» for bibliotek i hele landet. Johansen legger vekt på å jobbe fram en arbeidskultur for kreativitet og lave skuldre, der ideer kan få fri flyt og det ene forslaget tar det andre.

– Det siste arrangementet vårt i Nes var et direkte resultat av en sånn idé eller klikk mellom oss og ei bok, nemlig Yngvar Andersen «Kom i form 60+». Da vi så boka, tenkte vi bare «hadde det ikke vært kult å få med forfatteren på et arrangement, burde vi ikke faktisk bevege på oss og hadde det ikke vært ekstra morsomt om vi kunne være ute? Kunne vi kanskje samarbeide med Dragsjøhytta og legge arrangementet dit?» Resultatet ble at 75 nesbuer møtte opp til treningstips fra Yngvar Andersen, med strekk og tøy, boksalg, signering og vafler med gulrot, sier Johansen, som forsikrer om at de også har arrangement som planlegges etter en mer langsiktig «hva skal vi sette fokus på i år?»-tankegang.

Elisabeth K. Johansen bokbader ofte forfattere selv, og mener dette er en oppgave som langt på vei kan øves opp. – For ti år siden drømte jeg ikke i mine villeste fantasier om at jeg skulle sitte på en scene, sier hun. Her i samtale med forfatter Øystein Wiik. FOTO: Nils K. Johansen

3. Elsk samarbeid!

Johansen trekker også fram at biblioteket kan få god støtte og hjelpe til gjennomføring fra andre institusjoner eller enkeltindivider:

– Nettverk er kjempeviktig og gull verdt. Vi jobber mye med forlagene i forkant og får tips tidlig om utgivelser og hjelp til å komme i kontakt med foredragsholdere og forfattere til arrangementene våre. For hvert arrangement tenker vi også over om det er noen vi kan samarbeide særskilt med denne gangen.

Hun får full støtte fra Bergen:

– Vi samarbeider ofte med andre. Da er det også lettere å trekke mye folk til arrangementene. Noen av våre faste er Den Nationale Scene, Studentersamfunnet, Kode, Festspillene, Studentradioen og mange flere. Vi ELSKER samarbeid, sier Charlotte Myrbråten.

4. Kjør på med markedsføring i alle kanaler. Og så litt til

– Det beste rådet for markedsføring er å dele og dele, om og om igjen. Pøs ut, og når du tror alle må ha fått det med seg, har faktisk bare en promille hørt om det, sier Johansen, som gjerne reiser bygda rundt med plakater og flyere som for eksempel kan festes til vindusviskere. Hun legger til at det som trolig trekker mest folk er å samarbeide med organisasjoner som er godt kjent i målgruppa, tilstedeværelse i sosiale medier og at alle ansatte har eierforhold til arrangementet og snakker om det i skranken til lånere som er innom. Presseomtale er også svært viktig:

– Vi merker det direkte hvis lokalavisa ikke har skrevet om arrangementet i forkant eller vi ikke har hatt råd til annonse, sier Johansen. Vår kontakt med lokalavisa er helt avgjørende både i forkant og etterkant.

Også Myrbråten er klar på at alle kanaler må tas i bruk, og at det er i samspillet mellom dem de får tak i publikum.

– Det gjelder å være tidlig ute med å legge ut arrangement på sosiale medier, så de kan ligge der ute og marinere en god stund. Det er viktig å invitere grupper og folk man tror kan ha interesse. Vi bruker også plakater og prøver å få avisene til å skrive om arrangement og tenker ut spennende vinklinger. Vår beste erfaring er vel at det kommer mest folk om vi bruker alle plattformer.

5. Lag stemning og lær deg litt teknikk

– Vi lager alltid en ramme rundt arrangement, så publikum og forfatter føler seg velkomne. De skal bli tatt med inn i en egen verden, sier Johansen, og forklarer:

– I dag må den fysiske boka selges inn i et live-show. Folk liker å være der det er stemning. Vi jobber derfor mye med å skape en god atmosfære, noen ganger i form av kulisser og andre effekter, som lyd, lys og lukt, slik at både publikum og forfatter eller foredragsholder med en gang kan merke at her er det gjort noe ekstra for akkurat dem.

Myrbråten understreker at det kan være lurt å få litt kontroll på lyd og annet teknisk utstyr.

– Test gjerne lyd både en og to ganger før arrangementet. Alle som jobber med program hos oss skal kunne et minimum av teknisk. Overfor publikum er det viktig å holde tida og gjøre det event-teksten lover. Folk har en forventning, og det er viktig å innfri, sier Myrbråten.

I Nes bibliotek jobber de mye med å skape en helhetlig ramme rundt bokbadene, slik at både forfatter og publikum føler seg godt ivaretatt. Her fra arrangementet Litterær festaften. FOTO: Nils K. Johansen

Les også: BS Eurobib har samlet gode råd og tips om innredning, utstyr og planlegging knyttet opp mot de mest populære arrangementene på biblioteket på sine hjemmesider.

6. Ikke få panikk, finn nye løsninger – og ha stoler i bakhånd

Som arrangør er det lett å få nerver. Hva om foredragsholderen blir forhindret og publikum svikter? Da er det viktig å senke skuldrene, råder Johansen:

– Pust dypt! Det fins en løsning på det aller meste, og publikum er snillere enn du tror. Vi hadde en forfatter som ble sittende fast på et svært forsinket tog. Da måtte vi rett og slett oppfordre publikum til å ta en kaffe til, sier Johansen, og legger til:

– Hvis det kommer langt færre enn du håpet på, kan du prøve å gjøre publikumssonen mer intim veldig fort. Kanskje forfatter og publikum kan sitte sammen som i en lesesirkel? Da kommer de oppmøtte plutselig veldig tett på og kan oppleve noe som er veldig fint og unikt.

Johansen mener også det kan være lurt å sette ut litt færre stoler hvis man er usikker på hvor mange som kommer. Hvis bare 15 av 70 stoler har folk, ser det glissent ut, men med færre stoler ser det ut som det var slik man planlagte for. Så kan man heller ha ekstra stoler i bakhånd som kan tas raskt fram ved behov.

7. Det viktigste skjer når publikum har gått hjem

Når arrangementet er ferdig og siste gjest har forlatt stedet, er det lett å si seg fornøyd. Men både Myrbråten og Johansen råder deg til å jobbe videre for å få arrangementet til å leve videre.

– Vi legger ut podcast i eventet på Facebook og deler eventuelle saker som blir skrevet om arrangementet andre steder. Du kan også invitere folk til å skrive om arrangementet for deg og legge det ut i ettertid, foreslår Myrbråten.

– Det du gjør etterpå skal få folk til å tenke: «Filler’n, jeg skulle vært der. Neste gang!», ler Johansen og utdyper:

– Få bilder ut på Facebook som fokuserer på det beste som skjedde under arrangementet. Det anerkjenner det publikummet som kom, gir en klapp på skulderen til forfatteren eller foredragsholder og viser forlagene eller andre samarbeidspartnere at biblioteket leverer.

Brosjyre: Produkter til arenautvikling fra BS Eurobib